บริหารลูกหนี้แบบมือโปร! เข้าใจลูกหนี้-เจ้าหนี้ในธุรกิจให้ดีขึ้น

การบริหารสภาพคล่องทางการเงินคือกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จของธุรกิจ โดยเฉพาะในยุคที่การแข่งขันสูงและสภาวะเศรษฐกิจผันผวน หัวใจสำคัญของสภาพคล่องอยู่ที่การบริหารความสัมพันธ์ระหว่างลูกหนี้และเจ้าหนี้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะธุรกิจ SME ที่ล้มเหลวมีสาเหตุมาจากการบริหารกระแสเงินสดที่ไม่สมดุล แม้จะมีผลประกอบการที่ดีก็ตาม ปัญหา "มีลูกค้าเยอะแต่เงินในบัญชีไม่พอ" เป็นสัญญาณอันตรายที่ผู้ประกอบการหลายรายมองข้าม งบการเงินอาจแสดงกำไร แต่บัญชีธนาคารกลับไม่มีเงินเพียงพอสำหรับรายจ่ายประจำวัน สาเหตุหลักมาจากการขาดระบบบริหารลูกหนี้ที่ดี ควบคู่ไปกับการจัดการเจ้าหนี้ที่ไม่สอดคล้องกับรอบการรับเงินจากลูกหนี้ บทความนี้ เงินให้ใจจะพาคุณเจาะลึกการบริหารความสัมพันธ์ระหว่างลูกหนี้-เจ้าหนี้แบบมืออาชีพ เพื่อป้องกันหนี้เสีย เพิ่มสภาพคล่อง และทำให้ธุรกิจเติบโตอย่างมั่นคง

ความสำคัญของการบริหารลูกหนี้และเจ้าหนี้

ความสมดุลระหว่างลูกหนี้และเจ้าหนี้เป็นตัวกำหนดสภาพคล่องของธุรกิจ เมื่อเราให้เครดิตแก่ลูกค้า เราต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนเพื่อรองรับช่วงเวลาที่ยังไม่ได้รับชำระเงิน ขณะเดียวกัน เราก็ต้องมีเงินเพียงพอสำหรับชำระหนี้แก่เจ้าหนี้ตามกำหนด

ระยะเวลาเก็บหนี้เฉลี่ย (Days Sales Outstanding - DSO) คือตัวชี้วัดที่แสดงจำนวนวันโดยเฉลี่ยที่ธุรกิจใช้ในการเก็บเงินจากลูกหนี้หลังจากการขายสินค้าหรือบริการ คิดจากความสัมพันธ์ระหว่างลูกหนี้การค้าและยอดขายเชื่อ โดยคำนวณเทียบกับจำนวนวันในช่วงเวลาที่วิเคราะห์

ส่วนระยะเวลาชำระหนี้เฉลี่ย (Days Payable Outstanding - DPO) คือตัวชี้วัดที่แสดงจำนวนวันโดยเฉลี่ยที่ธุรกิจใช้ในการชำระเงินให้แก่เจ้าหนี้หลังจากซื้อสินค้าหรือบริการ คำนวณจากความสัมพันธ์ระหว่างเจ้าหนี้การค้าและต้นทุนขาย โดยเทียบกับจำนวนวันในรอบระยะเวลาบัญชีที่พิจารณา

การบริหารความสัมพันธ์นี้ให้สมดุลจะส่งผลกระทบโดยตรงต่อ

1. สภาพคล่องทางการเงิน : การมีเงินสดหมุนเวียนเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายประจำวัน

2. ต้นทุนทางการเงิน : ลดการกู้ยืมและดอกเบี้ยจ่าย

3. ความน่าเชื่อถือทางธุรกิจ : การชำระหนี้ตรงเวลาสร้างความเชื่อมั่นแก่คู่ค้า

4. โอกาสในการเติบโต : มีเงินทุนสำหรับการลงทุนขยายกิจการ

ถ้าระยะเวลาเก็บหนี้เฉลี่ย (DSO) นานกว่าระยะเวลาชำระหนี้เฉลี่ย (DPO) อย่างมีนัยสำคัญ นั่นหมายความว่าคุณกำลังเผชิญกับ "ช่องว่างสภาพคล่อง" ที่ต้องได้รับการแก้ไขอย่างเร่งด่วน

เปลี่ยนมุมมอง ลูกหนี้คือความเสี่ยง ไม่ใช่ยอดขาย

ก่อนจะบริหารลูกหนี้ให้มีประสิทธิภาพ ต้องเปลี่ยนมุมมองก่อนว่า "ยอดขายที่เพิ่มขึ้นจากการขายเชื่อ คือความเสี่ยงที่เพิ่มขึ้น ไม่ใช่ความสำเร็จ"

เมื่อมองว่าการขายเชื่อเป็นความเสี่ยง คุณจะเริ่มบริหารลูกหนี้อย่างระมัดระวังมากขึ้น และเข้าใจว่าการป้องกันหนี้เสียตั้งแต่ต้นสำคัญกว่าการพยายามติดตามทวงหนี้ในภายหลัง

5 ขั้นตอนบริหารลูกหนี้และเจ้าหนี้แบบมืออาชีพ

1. ประเมินและจัดกลุ่มลูกหนี้อย่างเป็นระบบ

การจัดการลูกหนี้ที่มีประสิทธิภาพเริ่มต้นจากการประเมินและจัดกลุ่มลูกหนี้ตามระดับความเสี่ยง

- จัดกลุ่มลูกหนี้ตามพฤติกรรมการชำระเงิน : กลุ่ม A (ชำระตรงเวลาเสมอ), กลุ่ม B (ชำระล่าช้าบ้างแต่ไม่เกิน 15 วัน), กลุ่ม C (ชำระล่าช้าประจำ)

- กำหนดวงเงินเครดิตที่เหมาะสม : พิจารณาจากประวัติการชำระเงิน ฐานะทางการเงิน และความสำคัญของลูกค้าต่อธุรกิจ

- ตรวจสอบประวัติทางการเงิน : ตรวจสอบข้อมูลจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า งบการเงิน และสอบถามจากคู่ค้ารายอื่น

การจัดกลุ่มลูกหนี้ช่วยให้คุณสามารถกำหนดกลยุทธ์การติดตามหนี้ที่เหมาะสมสำหรับลูกหนี้แต่ละประเภท มากกว่าการใช้วิธีเดียวกับทุกราย

2. ออกแบบเงื่อนไขการชำระเงินที่เอื้อต่อกระแสเงินสด

เงื่อนไขการชำระเงินมีผลโดยตรงต่อสภาพคล่องของธุรกิจ คุณควรพิจารณาทั้งด้านลูกหนี้และเจ้าหนี้

ด้านลูกหนี้ :

- กำหนดระยะเวลาเครดิตที่เหมาะสม : สั้นที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ โดยยังรักษาความสามารถในการแข่งขัน

- ให้ส่วนลดเงินสด : เช่น 2/10 net 30 (ลด 2% หากชำระภายใน 10 วัน ให้เครดิต 30 วัน)

- เรียกเก็บเงินมัดจำ : สำหรับคำสั่งซื้อขนาดใหญ่หรือลูกค้ารายใหม่

ด้านเจ้าหนี้ :

- เจรจาขอระยะเวลาชำระเงินที่นานขึ้น : พยายามให้สอดคล้องหรือยาวกว่าระยะเวลาที่ให้กับลูกหนี้

- ใช้ประโยชน์จากส่วนลดการชำระเงินเร็ว : คำนวณผลตอบแทนจากส่วนลดเทียบกับต้นทุนทางการเงิน

- จัดทำปฏิทินการชำระเงิน : วางแผนการชำระเงินให้สอดคล้องกับช่วงเวลาที่คาดว่าจะได้รับเงินจากลูกหนี้

3. สร้างระบบติดตามและวิเคราะห์ลูกหนี้-เจ้าหนี้

ระบบติดตามที่มีประสิทธิภาพช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของลูกหนี้และเจ้าหนี้ได้อย่างชัดเจน

- รายงานอายุลูกหนี้และเจ้าหนี้ (Aging Report) : แสดงยอดคงค้างแยกตามระยะเวลา

- ระยะเวลาเก็บหนี้เฉลี่ย (DSO) และระยะเวลาชำระหนี้เฉลี่ย (DPO) : ติดตามแนวโน้มและวางแผนกระแสเงินสด

- อัตราส่วนหมุนเวียนลูกหนี้และเจ้าหนี้ : วัดประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ

- การพยากรณ์กระแสเงินสด : จัดทำประมาณการรับ-จ่ายเงินล่วงหน้า 3-6 เดือน

หากมีช่องว่างสภาพคล่องที่ติดลบแสดงว่าคุณต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนเพื่อรองรับช่วงเวลาที่ยังไม่ได้รับชำระจากลูกหนี้แต่ต้องจ่ายให้เจ้าหนี้แล้ว

4. พัฒนากระบวนการเร่งรัดหนี้ที่มีประสิทธิภาพ

การติดตามหนี้ต้องทำอย่างเป็นระบบและสม่ำเสมอ โดยใช้กลยุทธ์ที่เหมาะสมกับแต่ละสถานการณ์

- ระบบแจ้งเตือนล่วงหน้า : ส่งอีเมลหรือข้อความเตือนก่อนครบกำหนดชำระ 3-5 วัน

- ติดตามทันทีที่พบความผิดปกติ : อย่ารอให้หนี้เกินกำหนดนานก่อนจะเริ่มติดตาม

- ใช้เทคโนโลยีช่วยในการติดตาม : ซอฟต์แวร์บริหารลูกหนี้ ระบบการแจ้งเตือนอัตโนมัติ

- สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับแผนกบัญชีของลูกค้า : ช่วยให้การติดตามและแก้ไขปัญหาทำได้รวดเร็วขึ้น

5. วางแผนรับมือกับปัญหาหนี้เสียและการปรับโครงสร้างหนี้

แม้จะมีการบริหารจัดการที่ดี หนี้เสียก็อาจเกิดขึ้นได้ การมีแผนรองรับจะช่วยลดความเสียหาย

- การตั้งสำรองหนี้สงสัยจะสูญ : ตั้งสำรองตามอายุหนี้และความเสี่ยง

- การปรับโครงสร้างหนี้ : ปรับเปลี่ยนเงื่อนไขการชำระหนี้ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ของลูกหนี้

- การแปลงหนี้เป็นทุนหรือสินค้า : พิจารณาทางเลือกอื่นนอกจากการชำระด้วยเงินสด

- การบริหารเจ้าหนี้ในช่วงวิกฤต : เจรจาขอปรับเงื่อนไขการชำระหนี้หากเผชิญกับปัญหาสภาพคล่อง

กระบวนการเร่งรัดหนี้ลูกหนี้ธุรกิจอย่างเป็นระบบ

เมื่อพบว่ามีลูกหนี้เกินกำหนดชำระ ต้องมีกระบวนการเร่งรัดที่ชัดเจนและดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ

- 1-7 วันเกินกำหนด : โทรศัพท์แจ้งเตือนและสอบถามปัญหา

- 8-15 วันเกินกำหนด : ส่งจดหมายเตือนหรืออีเมลทวงถามอย่างเป็นทางการ

- 16-30 วันเกินกำหนด : ผู้บริหารติดต่อประสานงานโดยตรง พร้อมแจ้งมาตรการที่จะดำเนินการ

- 31-60 วันเกินกำหนด : ระงับการให้เครดิต และส่งจดหมายเตือนครั้งสุดท้าย

- มากกว่า 60 วัน : พิจารณาการปรับโครงสร้างหนี้หรือดำเนินการทางกฎหมาย

ที่สำคัญคือความสม่ำเสมอและไม่ผ่อนผัน เมื่อกำหนดมาตรการใดแล้วต้องทำตามที่แจ้งไว้ เพื่อให้ลูกหนี้เห็นว่าคุณจริงจังกับการเรียกเก็บหนี้

แผนรับมือกับหนี้เสีย

แม้จะระมัดระวังเพียงใด ก็อาจมีหนี้เสียเกิดขึ้นได้ คุณควรมีแผนรองรับ

- การปรับโครงสร้างหนี้ : ขยายเวลาชำระ ลดยอดหนี้ หรือปรับเงื่อนไขการชำระ

- การประนอมหนี้ : เจรจาตกลงเพื่อชำระบางส่วนแล้วยุติข้อพิพาท

- การแปลงหนี้เป็นทุน : แลกกับสินค้าหรือบริการจากลูกหนี้

- การขายหนี้ : ขายหนี้ให้บริษัทที่รับซื้อหนี้โดยได้รับส่วนแบ่ง

- การตัดหนี้สูญ : เมื่อไม่สามารถเรียกเก็บได้แล้ว จำเป็นต้องตัดเป็นหนี้สูญตามหลักเกณฑ์ทางภาษี

การปรับโครงสร้างหนี้มักเป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับทั้งสองฝ่าย แต่ต้องทำอย่างรอบคอบและเป็นลายลักษณ์อักษร

สรุป

การบริหารลูกหนี้ที่ดี = กำไรที่แท้จริง เพราะการบริหารลูกหนี้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ใช่เพียงการเก็บเงินให้ได้ แต่เป็นการบริหารความเสี่ยงตั้งแต่ต้นทาง เพื่อป้องกันหนี้เสียและเพิ่มสภาพคล่องให้ธุรกิจ

จงจำไว้ว่า "ยอดขาย" ที่แท้จริงไม่ใช่ตัวเลขในใบแจ้งหนี้ แต่เป็นเงินที่เข้าบัญชีธนาคารของคุณเท่านั้น การขายได้มากแต่เก็บเงินไม่ได้ ไม่ต่างอะไรกับการไม่ได้ขายเลย

เริ่มบริหารลูกหนี้อย่างมืออาชีพวันนี้ เพื่อธุรกิจที่เติบโตอย่างมั่นคงและยั่งยืน ไม่ใช่แค่โตแล้วล้ม เพราะเก็บเงินไม่ได้นั่นเอง

สำหรับใครที่ต้องการเงินด่วน สินเชื่อรถแลกเงินเป็นหนึ่งในคำตอบและวิธีการที่ดีที่สุดของคุณ กับเงินให้ใจที่มีความน่าเชื่อถือจากบริษัท เงินให้ใจ จำกัด เป็นบริษัทที่ให้บริการสินเชื่อรถยนต์ ซึ่งปัจจุบันลูกค้าสามารถขอใช้บริการได้ที่ ธนาคารกสิกรไทย ทุกสาขา และศึกษารายละเอียดเพิ่มเติม คำนวณวงเงินสินเชื่อและสมัครสินเชื่อได้ทันทีที่ https://www.ngernhaijai.com/

“กู้เท่าที่จำเป็นและชำระคืนไหว อัตราดอกเบี้ยที่แท้จริงต่อปี สินเชื่อจำนำเล่มทะเบียนรถ 12.82% - 24.00% สินเชื่อโอนเล่มทะเบียนรถ แบ่งเป็นกรณีบุคคลธรรมดามีวัตถุประสงค์ใช้รถเพื่อการส่วนตัว 6.08% - 15.00% และกรณีบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคลมีวัตถุประสงค์ใช้รถเพื่อการพาณิชย์ 6.08% - 26.62%”

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่

Website : https://www.ngernhaijai.com/

Line : https://bit.ly/3zDd5Kz

เงินให้ใจ โทร : 02 078 8899